Surat keterangan adalah jenis surat yang berisi informasi atau keterangan mengenai suatu hal atau keadaan tertentu yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang. Surat keterangan bisa dikeluarkan oleh pihak yang berwenang seperti instansi pemerintah, lembaga swasta, atau individu yang memiliki otoritas dalam hal tersebut.
Tujuan dari surat keterangan adalah memberikan informasi atau keterangan yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan atau tindakan lebih lanjut. Contoh surat keterangan yang umum adalah surat keterangan domisili, surat keterangan kerja, surat keterangan sehat, dan sebagainya. Dalam artikel ini kami akan membagikan tips bagaimana cara membuat surat keterangan kerja yang benar.
Pengertian Surat Keterangan Kerja
Surat keterangan kerja adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang status kerja seseorang di suatu perusahaan atau instansi. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh pihak manajemen atau HRD (Human Resources Department) perusahaan yang bersangkutan dan ditujukan kepada pihak-pihak yang membutuhkan, seperti bank, leasing, atau instansi pemerintah.
Isi dari surat keterangan kerja meliputi informasi seperti nama lengkap karyawan, jabatan yang diemban, lama bekerja, gaji yang diterima, dan status karyawan (tetap atau kontrak). Surat keterangan kerja biasanya digunakan sebagai salah satu syarat dalam mengajukan kredit, pembukaan rekening bank, atau sebagai persyaratan dalam proses administrasi lainnya.
Manfaat Surat Keterangan Kerja
Berikut adalah beberapa manfaat dari surat keterangan kerja:
- Menunjukkan Status Kerja: Surat keterangan kerja dapat menunjukkan status kerja seseorang, apakah ia karyawan tetap, kontrak, atau magang di suatu perusahaan. Hal ini penting untuk mengetahui apabila seseorang memerlukan informasi untuk keperluan administrasi seperti pengajuan kredit atau sewa rumah.
- Memudahkan Proses Administrasi: Surat keterangan kerja dapat digunakan sebagai bukti penghasilan atau status kerja seseorang dalam proses administrasi seperti pembukaan rekening bank, pengajuan kartu kredit, atau pengajuan visa.
- Mempermudah Verifikasi Informasi: Surat keterangan kerja memberikan informasi yang valid dan sah tentang status kerja seseorang, sehingga mempermudah pihak-pihak terkait untuk memverifikasi informasi tersebut. Hal ini dapat membantu mencegah penipuan atau pemalsuan informasi.
- Meningkatkan Kredibilitas: Surat keterangan kerja dapat meningkatkan kredibilitas seseorang, terutama dalam hal memperlihatkan riwayat pekerjaan dan penghasilan yang stabil.
- Memperlihatkan Kemampuan dan Kualifikasi: Surat keterangan kerja dapat memperlihatkan kemampuan dan kualifikasi seseorang dalam bidang pekerjaannya, seperti jabatan yang diemban, tanggung jawab, dan durasi kerja. Hal ini dapat membantu seseorang dalam mencari pekerjaan baru atau dalam mendapatkan promosi di tempat kerjanya.
Format Penulisan Surat Keterangan Kerja
Berikut adalah format penulisan surat keterangan kerja yang umum digunakan:
[Logo atau Header Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Kota, Tanggal]
Kepada Yth, [Nama Pihak yang Membutuhkan Surat Keterangan Kerja] [Alamat Lengkap]
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan informasi bahwa karyawan kami yang bernama [Nama Karyawan], telah bekerja di perusahaan kami selama [Lama Kerja]. Saat ini, [Nama Karyawan] menjabat sebagai [Jabatan] dengan gaji sebesar [Besaran Gaji] per bulan.
Kami memastikan bahwa [Nama Karyawan] merupakan karyawan yang aktif, memiliki kinerja yang baik, dan mematuhi peraturan perusahaan. Kami juga menyatakan bahwa status karyawan tersebut adalah [Karyawan Tetap/Kontrak/Magang].
Demikian surat keterangan kerja ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Nama Tertanda] [Jabatan Tertanda] [Tanda Tangan Tertanda]
Hal yang Perlu Diperhatikan
Untuk membuat surat keterangan kerja yang benar, berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Format Surat Keterangan Kerja Pastikan format surat keterangan kerja yang digunakan sudah sesuai dengan aturan penulisan surat resmi, seperti penempatan alamat, tanggal, dan nama pihak yang dituju.
- Identitas Pihak Terkait Pastikan identitas pihak terkait seperti nama, alamat, dan nomor telepon atau fax sudah tertera dengan jelas dan benar.
- Informasi Karyawan Pastikan informasi tentang karyawan seperti nama, jabatan, lama bekerja, dan status karyawan sudah tercantum dengan jelas dan benar. Pastikan juga informasi tersebut sesuai dengan data yang terdapat dalam sistem kepegawaian perusahaan.
- Penyampaian Informasi yang Jelas dan Lengkap Pastikan surat keterangan kerja tersebut memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang status kerja dan kinerja karyawan. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami untuk memudahkan pihak terkait memverifikasi informasi tersebut.
- Menyertakan Tanda Tangan dan Cap Perusahaan Pastikan surat keterangan kerja ditandatangani oleh pihak manajemen atau HRD perusahaan dan disertai dengan cap perusahaan. Hal ini penting sebagai bukti keabsahan surat tersebut.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, diharapkan surat keterangan kerja yang dibuat dapat menjadi referensi yang benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Contoh Surat Keterangan Kerja
Berikut adalah contoh surat keterangan kerja yang bisa menjadi acuan:
[Logo atau Header Perusahaan] Jalan Raya No. 123 Jakarta 12345 Telp. (021) 1234567 Fax. (021) 1234568 www.perusahaan.com
Jakarta, 28 Februari 2023
Kepada Yth, Bank BRI Jalan Sudirman No. 456 Jakarta 54321
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan informasi bahwa karyawan kami yang bernama Maria Theresa, telah bekerja di perusahaan kami selama 3 tahun. Saat ini, Maria Theresa menjabat sebagai Supervisor Keuangan dengan gaji sebesar Rp 8.500.000,- per bulan.
Kami memastikan bahwa Maria Theresa merupakan karyawan yang aktif, memiliki kinerja yang baik, dan mematuhi peraturan perusahaan. Kami juga menyatakan bahwa status karyawan tersebut adalah Karyawan Tetap.
Demikian surat keterangan kerja ini kami buat untuk digunakan sebagai salah satu persyaratan dalam pengajuan kredit di Bank BRI.
Hormat kami,
PT Perusahaan Maju Jaya Rina Saraswati HRD Manager (Tanda tangan)
